Voor een wereldwijd opererende rederij van gastankers heb ik een aanzet gedaan om architectuur op de kaart te zetten. Hoewel naar mijn inzicht de ideeën en ook deelresultaten goed waren, is het resultaat beperkter dan ik had gewild.
Het idee was om in deze kleine organisatie (300 medewerkers op kantoor, 1000 op zee) stapsgewijs het werken onder architectuur te introduceren. Door mee te draaien als project-architect in projecten zou ik leren waar knelpunten zitten en waar behoefte aan ontstaat. Tegelijkertijd zou ik de al liggende non-functional requirements en nieuwe requirements vanuit die projecten abstraheren naar architectuurprincipes die sturing kunnen geven in projecten.
Deze “fly-on-the-wall”-aanpak zorgde ervoor dat deze Rotterdamse, niet-lullen-maar-poetsen-organisatie lekker door kon buffelen en weinig gestuurd zou worden door theoretici met stropdas. Het stelde de theoreticus (zonder stropdas) wel in staat om mee te kijken, kennis op te doen en die te gebruiken in architectuurproducten.
Het werd al doende duidelijk dat medewerkers kennis ontbeerden van de infrastructuur en het applicatielandschap en daarvoor niet effectief konden functioneren. Te meer omdat de bezettng op de IT-afdeling een zeer hoge doorloopsnelheid kent en er veel wordt gewerkt met korte inzet door externen.
Als gevolg hiervan werden enkelen met historische, impliciete kennis te zwaar en te onvoorspelbaar bevraagd. Projecten verlopen door die situatie ongecontroleerd en planningen en doelen worden niet, niet volledig of niet tijdig behaald. Om die situatie te verlichten heb ik alle kennis die me ter ore kwam expliciet gemaakt in een architectuurbeschrijving: Notion Architectuurrepository
Waar ik persoonlijk met de resultaten van mijn werk tevreden ben — de architectuurbeschrijving in Notion is zeer functioneel en zou ik herhalen bij andere organisaties — is het me niet gelukt de organisatie fundamenteel verder te brengen. Dat ligt aan het feit dat mijn overtuiging dat de organisatie geholpen is met het expliciet maken van kennis — bijvoorbeeld in een architectuurrepository — niet gezien en gedeeld werd door het management van de afdeling. We hebben daarom ingezet op het opstellen en uitdragen van architectuurprincipes, maar tegelijkertijd is mijn persoonlijke overtuiging ontstaan dat andere problemen op de afdeling eerst geadresseerd moeten worden voordat het werken volgens principes merkbaar resultaat zal hebben.
De situatie waarmee de opdracht is afgesloten is dat de principes definitief zijn en worden uitgedragen door het management van de afdeling. De architectuurbeschrijving is beschikbaar, maar zal niet onderhouden worden en dus snel de waarde verliezen.