Status: publish Date: 2019-10-21 13:52:30 Link: https://goodgrid.nl/transitie-naar-een-architectuur/ In een eerder artikel beschreef ik hoe ik in Delft een informatie-architectuur ontwerp. In dat artikel beschreef ik met name de Design-aanpak om te komen tot die architectuur. Inmiddels zijn we verder en buig ik me over het uitdragen, omarmen en implementeren ervan.
De informatie-architectuur van Delft is geënt op actuele maatschappelijke, organisatorische en technologische inzichten. Het gaat dan bijvoorbeeld om het overstijgen van de organisatiegrenzen, inspelen op veranderlijkheid, minutieuze vastlegging van gegevens en handelingen, mensbeleving en transparantie in handelen en informatie.
Het mag niet verassend heten dat dat ook waarden zijn waarop Common Ground is gestoeld. Met de ontwikkeling van het GEMMA Gegevenslandschap landt er een vergelijkbare manier van denken, ontwerpen en implementeren in gemeentelijk Nederland. Dat is een kenmerkende ontwikkeling, want met de bestaande GEMMA Referentie-architectuur is VNG eigenlijk gewend de huidige situatie te beschrijven. Het GEMMA Gegevenslandschap beschrijft het streefbeeld. Op punten is die situatie nog niet te realiseren omdat bijvoorbeeld marktpartijen nog niet zo ver zijn. Bij een streefbeeld hoort ook een handelingsperspectief.
Het is mooi dat er straks kaders zijn om nieuwe initiatieven en aankoopbeslissingen langs te leggen. Een concrete casus vergelijken met een streefbeeld en er concrete handelingen uit halen is echter niet eenvoudig. Zowel voor Delft als voor VNG maak ik me nu druk om de transitie naar zo’n nieuwe architectuur.
Wanneer het werken onder architectuur gepland zou kunnen worden, dan zouden aankoopbeslissingen en implementaties op basis van die vastgestelde en alom bekende architectuur genomen en uitgevoerd worden.
De praktijk is weerbarstiger. Organisaties zijn nooit ”greenfield”, er zijn altijd al goed functionerende voorzieningen op basis van oudere inzichten. Een architectuur is bovendien ”permanent beta”: inzichten kunnen veranderen zodra de woorden het spreekwoordelijke papier raken. Tijdsdruk zorgt ervoor dat beslissingen niet kunnen wachten tot een architectuur “vastgesteld” is. En dat heeft dan weer gevolgen voor betrokkenen die beslissingen nemen. Een architectuur is geen stuk papier, maar inzicht en kennis in hoofden van mensen. Dat inzicht ontwikkelen is een doorlopend proces.
Deze situatie is weliswaar niet zo groots en meeslepend, maar bevat wel aspecten van het VUCA-kwartet. Om architectuur niet een levenloos beleidsstuk te laten zijn moeten we iets verzinnen op de “hanteerbaarheid” ervan.
Als een informatie-architectuur alleen bestaat uit principes die alleen begrepen worden door architecten, dan is het gedoemd te mislukken. In Delft bestaat de informatie-architectuur uit waarden en richtinggevende principes. De waarden zijn brede richtingen die door de hele organisatie gevoeld worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om transparantie, degelijkheid, wendbaarheid en mensgerichtheid. Die waarden en de uitleg ervan kunnen door de hele organisatie uitgedragen en gedragen worden. Ze geven een eerste houvast in het beoordelen van situaties of het nemen van beslissingen. Ze zijn bovendien duurzamer en houdbaarder dan de onderliggende principes die meer afhankelijk zijn van veranderlijke inzichten en de stand van de technologie.
Principes hebben een hoger detailniveau. Daardoor zijn ze concreter en beter te hanteren. Het risico van detail is ook dat ze sneller niet meer passend zijn op de realiteit. Dit is een balans die doorlopend afgetast moet worden. De heilige graal is een organisatie die de juiste afwegingen kan maken op basis van zo abstract mogelijke informatie. Maar er is veel kennis nodig om dat punt te bereiken. De waarden en principes kunnen in dat kader beschouwd worden als de kapstok voor die kennis.
Het werken met waarden zie ik als het eerste plateau van transitie. Door de waarden te communiceren met de organisatie ontstaat er een eerste kader om beslissingen te kunnen nemen. Weliswaar heel breed, maar voldoende om de eerste ervaringen op te kunnen doen en al doende wijzer te worden. In deze fase zouden zelfs de waarden al uitgedragen kunnen worden, terwijl de onderliggende principes nog opgesteld worden. Het voeren van een dialoog over de waarden draagt al veel bij aan het gedetailleerdere ontwerp van principes.
Voor het volgende plateau is er een dialoog gevoerd over de ontwerpwaarden en zijn misschien de principes gereed voor een eerste praktijktoets. Bij de eerste initiatieven zou de architect of ontwerper direct betrokken moeten worden, omdat de principes emergeren vanuit de waarden in de praktijk.
Hier begint ook de complexiteit, want als de nieuwe manier van denken en inrichten wordt gebruikt, dan is dat altijd nog in een bestaande situatie. In het geval van Common Ground bovendien in een bestaande markt die nog helemaal niet klaar is voor het leveren van kant-en-klare producten en termen als “compliancy”.
Door die onzekerheid kan op dit plateau geen vaststaande, gedetailleerde vraag aan partijen worden gesteld. In plaats daarvan moet er een dialoog gestart worden. Voor publieke organisaties kan dat een uitdaging zijn vanwege de aanbestedingsregels. Gelukkig staat de wereld van inkopen ook niet stil en kan bijvoorbeeld gewerkt worden met “Innovatiegericht inkopen” of “Prestatie-inkoop” (“best value procurement”). De genoemde methodieken zijn voorbeelden, Pianoo beschrijft er meer op hun site.
Bovendien kan onderzocht worden of de benodigde componenten los geselecteerd, aangekocht en geïmplementeerd kunnen worden. In het denken in kleine, excellente services is het ook mogelijk dat alle implementaties onder de aanbestedingsgrens blijven. Deze poging verkleint dan minstens de kans dat een silo-met-api’s geïmplementeerd wordt.
In de dialoog met betrokken partijen worden de waarden gebruikt om naar de mogelijkheden te kijken. Het is dan van belang om te zorgen dat keuzes bijdragen aan de ontwerpwaarden of er in ieder geval geen afbreuk aan doen. Met die pragmatische blik moet er ook gekeken worden. Implementatie van het streefbeeld in een Big Bang is niet mogelijk. Het is wel essentieel dat er geen wegen naar het streefbeeld geblokkeerd worden en bij voorkeur wordt een zo kort mogelijke route genomen. Kleine stappen en tegelijk openstaan voor experiment en mislukking is het devies.
Gaandeweg zullen beslissingen worden genomen om stappen in de goede richting te zetten met bestaande producten uit de markt en in combinatie met bestaande voorzieningen binnen de organisatie. Wanneer die stappen een herhaalbare waarde hebben, dan kan het mogelijk gedocumenteerd worden. Dergelijke beschrijvingen kunnen het karakter hebben van een principe, architectuur-patroon, een best-practice, een referentie of een handreiking (in volgorde van concreetheid). Dat zijn belangrijke kennisitems en zouden toegevoegd moeten worden aan de architectuur-repository.
Wanneer er implementaties plaatsvinden op basis van een nieuwe architectuur, dan zal die zeker interacteren met de bestaande architectuur en/of bestaande standaarden. Om bestaande voorzieningen een stap te laten zetten naar een nieuwe architectuur heeft Gartner een aantal patronen beschreven. VNG werkt op dit moment aan een handreiking patronen en best-practices in worden beschreven.